PRIVACY STATEMENT VAVIN


De besloten vennootschap Medson B.V. handelend onder de handelsnaam Vavin, gevestigd in Haarlem (“Vavin”, “wij”, “ons”) verwerkt persoonsgegevens. In dit privacy statement leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, op grond van welke wettelijke grondslagen en voor welke doelen.

 

  • Welke begrippen worden er in dit privacy statement gebruikt?

 In dit privacy statement wordt verstaan onder:

 

AP                                                                  de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse privacy-toezichthouder.

je/jij/jouw                                                       de persoon van wie de persoonsgegevens door Vavin worden verwerkt.

Persoonsgegevens                                         elk gegeven dat op jou betrekking heeft en/of naar jou te herleiden is, zoals identificatiegegevens, financiële gegevens en gegevens over jouw apparaten en online gedrag.

(U)AVG                                                           de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet AVG.

Vavin, wij, ons                                                de vennootschap Medson BV tevens handelend onder de handelsnaam Vavin gevestigd te (2011 SZ) Haarlem aan de Grote Houtstraat 178

Kamer van Koophandel nummer: 34367985.

Verwerken                                                      iedere handeling met betrekking tot persoonsgegevens, zoals opslaan, verzamelen, ordenen, bewerken, gebruiken, raadplegen en wissen.

  

  • Wie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens?

 

  • Vavin is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens. Vavin  bepaalt het doel en de middelen van de verwerking. Dat betekent dat Vavin verantwoordelijk is voor de persoonsgegevens die zij verwerkt.

 

 Op wie is dit privacy statement van toepassing?

 Dit privacy statement is van toepassing op:

 

  • personen die producten kopen van Vavin, onder andere via de webshop (B2C);
  • personen die de website van Vavin bezoeken (https://vavin.nl);
  • contactpersonen van (zakelijke) klanten, waaronder leveranciers of afnemers;
  • personen die de nieuwsbrief of andere direct marketing berichten van Vavin ontvangen;
  • sollicitanten die het team van Vavin willen komen versterken;
  • personen die contact met Vavin hebben (gezocht) per e-mail, telefoon of via het contactformulier op de website of personen van wie wij anderszins persoonsgegevens verwerken.

 

 

  • Welke persoonsgegevens verwerkt Vavin?

 

  • Personen die producten kopen van Vavin, onder andere via de webshop (B2C):

 

  • NAW gegevens;
  • telefoonnummer;
  • e-mail adres;
  • transactiegegevens aankoop;
  • factuur- en afleveradres.
    • Personen die de website van Vavin bezoeken:

 

  • gegevens die inzicht geven in het gebruik van de website van Vavin, onder meer: met welk apparaat je onze website bezoekt, apparaat ID, locatiegegevens, computer- en verbindingsgegevens, IP-adres.

 

  • Contactpersonen van (zakelijke) klanten, waaronder leveranciers of afnemers:
  • NAW gegevens;
  • (zakelijke) contactgegevens;
  • bedrijfsgegevens;
  • gegevens uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel;
  • andere gegevens waarvan verwerking vereist is in het kader van de toepasselijke wet- of regelgeving.

 

  • Personen die de nieuwbrief of andere direct marketing berichten van Vavin ontvangen:

 

  • naam;
  • e-mail adres;
  • gegevens afkomstig van social media accounts.

 

  • Sollicitanten die het team van Vavin willen komen versterken:

 

bij sollicitatie voor een functie binnen het team van Vavin  

 

  • NAW gegevens;
  • geslacht;
  • geboortedatum;
  • telefoonnummer;
  • e-mail adres;
  • CV;
  • motivatiebrief;
  • informatie over opleiding en werkervaring;
  • beoordelingen en evaluaties;
  • diplomagegevens;
  • gegevens over beschikbaarheid;
  • gegevens uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel;
  • gegevens uit jouw openbare social media accounts.

 

bij het aangaan van een arbeidsovereenkomst of een overeenkomst van opdracht tussen jou en Vavin  voor een functie binnen het team van Vavin 

 

In aanvulling op de persoonsgegevens die Vavin  bij sollicitatie voor een functie binnen het team van Vavin verwerkt of kan verwerken, kan Vavin nog aanvullend de volgende gegevens verwerken.

 

  • gegevens uit het identiteitsbewijs zoals geboortedatum – en plaats, burgerlijke staat, nationaliteit en BSN-nummer, verblijfsvergunning, werkvergunning;
  • financiële gegevens zoals bankrekeningnummer;
  • VOG;
  • andere gegevens die gerelateerd zijn aan personeels-, salaris- en verzuimregistratie;
  • andere gegevens waarvan verwerking vereist is in het kader van de toepasselijke wet- of regelgeving.

 

  • Personen die contact met Vavin hebben (gezocht) per e-mail, telefoon of via het contactformulier op de website of personen van wie wij anderszins persoonsgegevens verwerken.

 

  • NAW gegevens;
  • geslacht;
  • geboortedatum;
  • telefoonnummer;
  • e-mail adres.

 

 

  • Op basis van welke grondslagen en voor welke doeleinden verwerkt Vavin jouw persoonsgegevens?

 

  • Vavin verwerkt jouw persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende juridische grondslagen uit de AVG:

 

  • wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij jij zelf partij bent of het op jouw verzoek verrichten van precontractuele handelingen;
  • wanneer dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen die op ons rust;
  • wanneer dit noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of de gerechtvaardigde belangen van een derde;
  • met jouw toestemming.

 

  • Vavin verwerkt de persoonsgegevens genoemd in artikel 4 van dit privacy statement voor de onderstaande doeleinden. Bij elk doel wordt de juridische grondslag uit de AVG vermeld:

 

  • om de overeenkomst met jou uit te voeren:

 

grondslag(en): overeenkomst, gerechtvaardigde belangen.

 

  • om contact met jou te onderhouden;

 

grondslag(en): overeenkomst, gerechtvaardigde belangen, toestemming.

 

  • om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op ons rusten;

 

grondslag(en): wettelijke verplichting.

 

  • om jou te informeren over onze dienstverlening;

 

grondslag(en): gerechtvaardigde belangen, toestemming.

 

  • om de dienstverlening en/of website te verbeteren;

 

grondslag(en): gerechtvaardigde belangen, toestemming.

 

  • om een sollicitatietraject met jou te kunnen doorlopen en de arbeidsovereenkomst of de overeenkomst van opdracht met jou uit te voeren wanneer je voor ons komt werken;

 

grondslag(en): overeenkomst, gerechtvaardigde belangen.

 

 

 

  • Aan wie verstrekt Vavin jouw persoonsgegevens?      

 

  • Vavin verstrekt jouw persoonsgegevens aan één of meer van de volgende partijen:

 

In het geval dat jij een consument bent (B2C):

 

  • verkooppartners;
  • distributie- en logistieke partners;
  • trustpilot (reviewplatform).

 

In het geval dat jij een zakelijke klant bent (B2B):

 

  • andere zakelijke klanten, zoals leveranciers en afnemers;
  • verkooppartners;
  • distributie- en logistieke partners.

 

 

 

Indien jij hoort bij het team van Vavin of ons team komt versterken: 

 

  • verzekeraar;
  • bedrijfsarts;
  • advocaat;

 

Overig

 

  • auditors, in verband met certificeringsdoeleinden;
  • advocaat;
  • derden die op ons verzoek persoonsgegevens verwerken en die kunnen worden aangemerkt als ‘verwerkers’ onder de AVG, onder meer: ons hostingbedrijf, Adobe.
  • andere partijen zoals overheidsinstellingen, bestuursorganen, gerechten en toezichthouders.

 

  • Vavin verstrekt jouw persoonsgegevens niet aan andere partijen dan hiervoor genoemd, tenzij dat noodzakelijk is op grond van een wettelijke verplichting of wanneer jij toestemming voor de verstrekking hebt gegeven.  

 

  • Vavin verkoopt jouw persoonsgegevens niet aan derden.

 

 

  • Beveiliging en websites van derden

 

  • Vavin heeft passende organisatorische- en technische maatregelen getroffen om jouw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatig verwerking en tegen verlies, vernietiging, schade, wijziging of publicatie, waaronder datalekken. Voor vragen over de beveiliging van jouw persoonsgegevens of als je het vermoeden van misbruik hebt, kun je contact met ons opnemen per e-mail of per telefoon.

 

  • Vavin heeft met haar ‘verwerkers’ in de zin van de AVG verwerkersovereenkomsten gesloten.

 

  • De website van Vavin bevat links naar websites en/of applicaties van derde partijen. Vavin is niet verantwoordelijk voor de websites en/of applicaties van derde partijen en de manier waarop zij met jouw persoonsgegevens omgaan. Wij raden jou aan de toepasselijke privacy policies van die derde partijen te raadplegen.

 

 

  • Verwerking van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

 

  • Vavin verwerkt jouw persoonsgegevens in beginsel alleen binnen de EER. Indien persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land buiten de EER, draagt Vavin zorg voor passende waarborgen om zo veel mogelijk te garanderen dat de doorgifte plaatsvindt in overeenstemming met de AVG.

 

 

  • Hoe lang bewaart Vavin jouw persoonsgegevens?

 

  • Vavin bewaart jouw persoonsgegevens niet langer in een vorm waarin Vavin jou kan identificeren, dan nodig is voor het bereiken van de in dit privacystatement genoemde doeleinden.

 

  • Meer specifiek hanteert Vavin de volgende bewaartermijnen:

 

  • voor personen die de nieuwbrief of andere direct marketing berichten van Vavin ontvangen:

 

zo lang tot jij je uitschrijft voor de nieuwsbrief of je toestemming intrekt voor de ontvangst van andere direct marketing berichten van Vavin . Na uitschrijving voor de nieuwsbrief of intrekking van jouw toestemming worden jouw gegevens binnen 30 dagen uit onze systemen verwijderd.

 

  • voor personen die bij ons hebben gesolliciteerd voor een functie binnen het team van Vavin , maar waarmee wij geen arbeidsovereenkomst of overeenkomst van opdracht zijn aangegaan:

 

Vavin bewaart jouw persoonsgegevens tot twee weken na het afronden van jouw sollicitatie.

 

  • Na de (wettelijke) bewaarperiodes worden jouw persoonsgegevens vernietigd. (Wettelijke) bewaarperiodes kunnen wijzigen.

 

  • Bovenstaande termijnen gelden niet in het geval er op Vavin een wettelijke verplichting rust om de persoonsgegevens langer te bewaren of wanneer dat nodig is voor de voorbereiding of onderbouwing van een rechtsvordering.

 

 

  • Jouw rechten

 

  • Jij hebt de volgende rechten ten aanzien van de verwerking van jouw persoonsgegevens door Vavin:

 

  • het recht op inzage in de persoonsgegevens die Vavin van jou verwerkt;
  • het recht om jouw persoonsgegevens te laten aanpassen of te corrigeren, bijvoorbeeld als deze onjuist of onvolledig zijn;
  • het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens als jij hiervoor een legitieme reden hebt;
  • het recht op beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens in sommige gevallen;
  • het recht om te vragen jouw persoonsgegevens over te dragen aan jou zelf of aan een derde (‘het recht op dataportabiliteit’);
  • het recht op verwijderding van jouw persoonsgegevens (‘het recht om vergeten te worden’);
  • het recht om de toestemming voor het verwerken van de persoonsgegevens in te trekken indien de verwerking op basis van jouw toestemming is gebaseerd. Hieronder valt ook het recht om je af te melden voor onze nieuwsbrief of e-mails. Het intrekken van jouw toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking van jouw persoonsgegevens vóór de intrekking onveranderd.

 

  • Om jouw rechten uit te oefenen, dien je contact met ons op te nemen via het e-mail adres: info@vavin.nl.

 

  • Wij informeren jou binnen een maand na ontvangst van jouw verzoek(en) of wij aan jouw verzoek(en) kunnen voldoen. Deze termijn kan in uitzonderingsgevallen worden verlengd met twee maanden. Over zo’n verlenging zullen wij jou binnen een maand na ontvangst van jouw verzoek per e-mail informeren.

 

  • Het kan zijn dat wij niet (volledig) aan jouw verzoek(en) kunnen of mogen voldoen. Als wij jouw verzoek(en) (gedeeltelijk) afwijzen, zullen wij altijd uitleggen waarom.

 

  • Ter voorkoming dat wij informatie aan een verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij om aanvullende gegevens vragen om jouw identiteit vast te stellen.

 

 

  • Cookies

 

  • Vavin maakt gebruik van cookies. Raadpleeg ons cookiestatement op de website.

 

 

  • Klachten

 

  • Als jij niet tevreden bent over hoe Vavin met jouw persoonsgegevens omgaat, kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens hieronder vermeld. Wij proberen eerst met jou jouw klacht op te lossen. Als dit niet tot het gewenste resultaat leidt, kun je een klacht indienen via de website van de AP (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

 

 

  • Contact

 

  • Voor vragen over de verwerking van jouw persoonsgegevens en de bescherming van jouw privacy, kun je contact met ons opnemen via het e-mail adres: info@vavin.nl en/f +31 (0) 23 212 6000.

 

  • Wijzigingen

 

  • Dit privacy statement wordt van tijd tot tijd gewijzigd. De meest recente versie staat op onze website. Deze versie dateert van januari 2024.